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eSocial – Entenda todas as mudanças e se adeque!

eSocial mudanças

O eSocial já começou e ainda sim muitas empresas ainda não sabem como se adequar, o que fazer, muito menos por onde começar.  Muitas pessoas ainda estão totalmente perdidas, principalmente por conta de todas as mudanças que ocorreram nos últimos anos!

Se você é uma dessas pessoas, leia esse texto até o final, pois vamos resumir todas as fases e etapas do projeto, dar algumas dicas para você se organizar, adequar sua empresa e fazer seus envios o quanto antes, pois eles já começaram!

Nesse texto você vai encontrar:

  • O que é e para que serve o eSocial?
  • Cronograma do eSocial
  • Multas
  • Implicações e Benefícios do eSocial
  • Dicas para adequar sua empresa ao eSocial

Antes de partir para o ataque e nocautear o eSocial, vamos dar uma contextualizada e explicar no que consiste o projeto, quais seus objetivos e como ele surgiu.

mudanças no eSocial

Você vai fazer assim com o eSocial depois de ler esse texto.

Afinal o que é e para que serve o eSocial?!

O eSocial é basicamente um projeto criado pelo Governo Federal  que tem como principal objetivo  unificar, de forma eletrônica,  todas as informações relativas aos trabalhadores das empresas brasileiras.

Garantindo assim a autenticidade das informações enviadas, o cumprimento dos direitos trabalhistas/fiscais/previdenciários e diminuir algumas burocracias.

O projeto surgiu de uma iniciativa do Governo Federal em parceria com mais 4 órgãos (Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho ) para justamente unificar todas as informações inerentes a estes órgãos.

As informações que antes eram enviadas anualmente através das famosas RAIS, CAGED, DIRF, GFIP e outras 11 obrigações, agora serão registradas em tempo real sempre que acontecerem em um único sistema, totalmente integrado.

A principal mudança não será em nível de sistema, mas sim nos processos das empresas.  Agora todas as áreas precisaram estar atentas e integradas para registrar as informações no tempo certo.

E isso não se restringe ao RH, os setores de segurança e medicina do trabalho, jurídico, contábil, fiscal, financeiro e demais lideranças das empresas, também precisarão estar atentas e readequadas.

fluxo eSocialFonte: Portal eSocial

Cronograma e-Social

Para ser colocado em prática de forma gradual e para assegurar que todas as empresas fossem se adaptando ao novo processo o governo precisou dividir o projeto em grupos de empresas e em etapas e fases de entrega.

Esse cronograma já foi alterado diversas vezes, inclusive depois de já estarem em vigor algumas fases, para entender como se encontra atualmente vamos explicar primeiros as fases e depois os grupos e seus respectivos prazos para você compreender melhor.

FASES

Independente de qual grupo sua empresa esteja inserida as fases são as mesmas para todos os grupos, o que os diferencia são apenas as datas/prazos dos envios, que vão mudando de acordo com cada grupo.

Fase 1 – Envios das informações relativas às empresas como cadastro de empregador e tabelas

Fase 2 – Envios de informações relativas aos vínculos de trabalhos, também conhecidos como não periódicos (admissões, afastamentos e demissões)

Fase 3 – Envios das folhas de pagamento e periódicos

Fase 4 – Início da DCTFWEB e substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) pela GRFGTS

Fase 6 – Envios referentes aos dados de segurança e saúde do trabalhador (SST)

GRUPOS

Os grupos foram divididos de acordo com a faixa de faturamento e natureza jurídica. Os prazos mudaram algumas vezes, a última alteração foi em agosto deste ano através da Resolução nº 04/2018 publicada no Portal do eSocial.

Confira abaixo as empresas que se enquadram e os prazos de cada fase para seus respectivos grupos:

GRUPO 1: Entidades empresariais com faturamento acima de R$ 78 milhões no ano de 2016. Iniciou seus envios em Janeiro de 2018, atualmente já está na fase 4.

grupo 1 eSocial

GRUPO 2: Entidades empresariais com faturamento abaixo de R$78 milhões e NÃO optante pelo Simples Nacional. Teve seus envios iniciados em Julho de 2018, atualmente está na fase 2.

grupo 2 eSocial

 

Grupo 3:  Entidades empresarial optante pelo Simples Nacional, Entidades sem fins lucrativos, Empregados pessoa física, Produtor Rural Pessoa Física. Seus envios iniciam em Janeiro de 2019.

grupo 3 eSocial

 

Grupo 4: Administrações públicas e organizações internacionais. Seus envios iniciam em Janeiro de 2020.

grupo 4 eSocial

Se ainda tem dúvidas em qual grupo sua empresa se enquadra clique aqui. A Senior que é nossa parceira criou uma forma bem interessante de identificar.

Multas

Pelo fato das informações se encontrarem unificadas em uma só plataforma, a lei é cumprida com muito mais facilidade isso aumenta e facilita as penalizações.

É preciso ficar atento para não perder os prazos, pois as empresas terão menos tempo para enviar as informações, além de claro muita atenção e cuidado.

A maioria das multas é decorrente da falta de repasse das informações e se dividem em categorias:

-Falta de Registros: Podem variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado e dobram em caso de reincidência.

-Cadastro Desatualizado: Variam de R$ 201,27 a R$ 402,54 por empregado

-Falta de Exames Médicos: Podem variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33 por empregado

-Omissões nos Dados Sobre Acidente de Trabalho: O valor desta multa varia entre o limite mínimo e o limite máximo de salário de contribuição. No caso da reincidência, o valor é dobrado.

-Falta de Perfil Profissional Psicográfico Previdenciário: As multas nesse caso variam de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63. Sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.

– Omissão de Dados Envolvendo Afastamento Temporário: Podem varia de R$ 1.812,87 a R$ R$ 181.284,63.

Implicações e Benefícios do eSocial

A verdade é que o eSocial não trouxe sequer mudanças na legislação, nenhuma nova obrigação será implantada para o setor empresarial, a mudança realmente envolve a cultura das rotinas trabalhistas das empresas brasileiras.

O que antes as pessoas estavam acostumadas a dar o velho “jeitinho brasileiro” agora não será mais possível, devido ao cruzamento das informações que o sistema do eSocial vai possibilitar fazer e as empresas poderão ser autuadas com muito mais agilidade e precisão.

É claro que as fraudes, sonegações, ocultações de informações irão reduzir e o governo vai ter um controle muito mais eficaz de todas as informações, mas se pararmos pra pensar isso não deixa de ser um grande benefício para os trabalhadores, que vão ter uma forma de garantir que todos os seus direitos trabalhistas estão sendo cumpridos.

Os benefícios não se restringem só ao governo e trabalhadores.  As empresas, apesar de a maioria estar assustada e por isso não conseguirem refletir ainda sobre isto, também vão se beneficiar com toda essa mudança.

Vão ganhar agilidade, melhora da performance dos seus setores de administração de pessoal e uma grande desburocratização dos processos por conta da padronização dos documentos e processos.

Depois de entender toda a dinâmica do eSocial, saber quais seus objetivos, implicações e benefícios você deve esta se perguntando, E agora? O que eu devo fazer? Por onde eu começo?

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Dicas

Temos 3 dicas fundamentais para que você comece toda essa mudança que o processo de eSocial exige e consiga fazer seus envios dentro do prazo evitando as multas:

1 – Prepare Sua Equipe:

É fundamental que toda a sua equipe esteja a par de todas essas mudanças, que o conhecimento entre elas esteja alinhado, que todos entendam a importância do projeto em si, suas implicações e etc. Assim sua equipe vai poder se engajar com o desafio que vem pela frente. Por isso invista em treinamentos, materiais, cursos e tudo que possa prepara-los.

2 – Tecnologia:

É fato que sem soluções tecnológicas adequadas colocar o eSocial em prática é praticamente  impossível.

Por isso, veja se seu sistema de administração de pessoal está pronto para atender ao projeto eSocial, se já possuem um módulo de mensageiria que vá fazer as transmissões para o ambiente do governo.

Veja também se a equipe de suporte do seu fornecedor está preparada para lhe apoiar e ajudar a fazer os envios , tratar os possíveis erros e inconformidades.

3- Reveja Seus Processos:

Depois de estar com sua equipe e com seu sistema preparado, faça um mapeamento dos seus processos veja como eles funcionam hoje e quais vícios e descuidos você vai precisar eliminar para evitar os atrasos e erros nas informações.

Faça um plano de ação, redistribua as tarefas entre sua equipe  e inicie seus trabalhos.

Pronto, agora é só colocando essas dicas em prática você vai conseguir adequar sua empresa aos processos do eSocial, fazer seus envios de acordo com os prazos e evitar as tão temidas multas.

 


 

Izabela Alves é graduada em Administração de Empresas pela Universidade CEUMA, é pós-graduada em Gestão do Relacionamento com o Cliente. Atua na área de marketing e relacionamento com o cliente na CSA Consultoria.