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EFD-REINF: Como vai funcionar e qual setor é responsável pela entrega?

efd-reinf setor responsável

Junto com a onda do eSocial veio a EFD-REINF! Mais uma obrigação acessória que pegou carona com o projeto SPED e que tem deixado alguns empresários e profissionais de cabelo em pé, assim como aconteceu com a DCTF-Web e com o próprio eSocial.

Estamos vivendo um momento de muitas mudanças no âmbito fiscal/trabalhista/contábil e isso acaba trazendo muita insegurança. Porém, esse não é mais um cenário passível de mudanças como muitos acreditavam logo no início e a melhor forma de se adaptar a essas novas obrigatoriedades é “olhar com outros olhos” e aproveitar para se organizar, ganhar agilidade e aproveitar para gerar dados valiosos para a gestão da sua empresa.

Pensar pelo lado de que já que os envios são feitos digitalmente as empresas podem diminuir a quantidade de papel, livros e documentos impressos, além de melhorar a integração e o acesso a essas informações.

Conciliar as obrigações acessórias com melhorias de processos na sua empresa é sem dúvidas a forma mais eficiente de encarar essa nova era.

Se você tem dúvidas de como fazer isso, como colocar em prática essas mudanças e quer conhecer mais sobre a EFD-REINF, leia esse texto até o final, pois nele você vai encontrar:

  • O que é a EFD-REIF?
  • Cronograma e fases
  • Quem é obrigado a entregar?
  • Qual setor é o responsável?

O que é a EFD-REINF?

Através da EFD-REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) as empresas informarão mensalmente ao fisco todas as suas retenções de INSS, Imposto de Renda e PCC referentes aos serviços prestados, tomados e à receita bruta.

O objetivo é de simplificar e centralizar essas informações em um único lugar, permitindo que seja compilado com mais precisão as informações referentes à escrituração de rendimentos pagos e retenção de imposto de renda, contribuição social e previdenciária.

Assim o fisco calculará os INSS a recolher da empresa automaticamente e disponibilizará para pagamento através da nova DCTF Web. Com isso aos poucos acontecerá a eliminação da GFIP, DIRF, RAIS e CAGED.

O que antes era enviado uma vez ao ano através da GFIP e DIRF, agora será enviado mensalmente e terá uma rotina de transmissões. As empresas têm até o 15º dia do mês seguinte ao fato gerador para fazer seus envios, somente as empresas promotoras de espetáculos desportivos é que devem enviar em até dois dias úteis após a data do evento.

Fluxo eSocial-reinf-dctfweb

Cronograma e Fases:

A implantação da REINF começou oficialmente sua primeira fase em junho de 2018, mas incialmente só as empresas com faturamento acima de R$78 milhões em 2016 tributadas pelo Lucro real estavam obrigadas a enviar, foi agora em janeiro de 2019 que iniciou-se a segunda fase e o maior número de empresas começou a ser obrigada a transmitir e sentir o efeito das mudanças.

O processo será concluído por completo com a chegada da obrigação também para os entes públicos, porém, aguardamos que a Receita Federal fixe uma data para esse grupo. Confira abaixo o cronograma de implantação:

1º Fase: Maio de 2018 – Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016;

2º Fase: Janeiro de 2019 – Demais empresas (com faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016, exceto optantes pelo Simples Nacional);

3º Fase: Julho de 2019 – Empresas optantes pelo Simples Nacional, entidades sem fins lucrativos e pessoas físicas;

4º Fase: Órgãos públicos – sem data a ser fixada em ato da RFB.

Quem é obrigado a entregar?

Engana-se quem pensa que só as empresas serão obrigadas a prestar contas com o fisco através da EFD-REINF, além de pessoas jurídicas, ações e entidades as pessoas físicas e produtores rurais também entram na lista.

Veja só:

– Pessoas Jurídicas que prestam e que contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra (art. 31 da Lei nº 8.212/1991);

– Pessoas Jurídicas responsáveis pela retenção da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);

– Pessoas Jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);

– Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural nos termos (art. 25 da Lei nº 8.870/1994, e art. 22-A da Lei nº 8.212/1991);

– Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;

– Empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos a associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;

– Entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional; e

– Pessoas Jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.

Qual setor é responsável pela entrega da EFD-REINF?

Depois de entender como vai funcionar a EFD-REINF, seus prazos, fases de entrega e quem está obrigado a enviar chega a dúvida mais frequente quando se fala nesta nova obrigatoriedade: “E qual o setor é responsável pela entrega?”

Diferente do eSocial que envolve basicamente só o setor de recursos humanos das empresas na REINF as informações requeridas são provenientes de diversos setores da empresa, inclusive de terceiros e esse é o principal motivo deste questionamento.

Existem informações advindas dos setores financeiro, suprimentos, jurídico, tributário/fiscal e do setor de tecnologia. Ou seja, os setores precisam atuar em conjunto, é necessário ter uma equipe multidisciplinar e bem alinhada para que não aconteça de as informações estarem divergentes, evitando problemas. É necessários unir forças!

efd-reinf setor responsável

É muito complicado deixar apenas um setor como responsável pela entrega da REINF visto que são vários envolvidos e as informações são as mais diversas. Portanto, acreditamos que o ideal é mapear todas as informações e processos necessários e dividi-los entre os setores:

O setor fiscal, por exemplo, pode ficar responsável pelas escriturações das notas e pelas retenções das contribuições que forem recolhidas por regime de competência. Já o setor financeiro pode ser o responsável por realizar as retenções das contribuições recolhidas por regime de caixa.

O jurídico gerencia os processos que envolvem contribuições previdenciárias e sociais e por fim o setor de tecnologia deverá ser apoio junto ao software que vai realizar essas operações e gerar os arquivos para serem enviados junto ao sistema da receita.

Dessa forma nenhum setor fica sobrecarregado e sozinho com a responsabilidade, cada um faz sua parte e no final das contas todos são responsáveis pela entrega.

O que a EFD-REINF vai exigir das empresas é puramente organização e preparação, estruturar bem as mudanças das rotinas, definir e deixar claro as responsabilidades de cada setor, para garantir a entrega de dados confiáveis e acompanhar os times para que as mudanças de processos sejam cumpridas.

Como as entregas da EFD-REINF são regulares, feitas mensalmente os dados vão precisar de acompanhamento para que sua empresa evite problemas com a transmissão de dados errados, retrabalho com retificações e as temidas multas. Por falar em multas, elas vão de 1% a 5% sobre o faturamento total ou sobre o valor do imposto.

Além de tudo isso é indispensável o auxílio de um software integrado, atualizado e que atenda 100% todas essas exigências. Atender a todas essas demandas manualmente é quase que impossível principalmente.

Veja também se a equipe do seu fornecedor está preparada para lhe apoiar e ajudar a fazer os envios, tratar os possíveis erros e te ajudar na restruturação dos processos, treinamento e apoio para sua equipe.

Tem alguma dúvida ou situação pra dividir ?! Comenta aqui em baixo pra gente tentar te ajudar! Se precisar de apoio para ajudar a reestruturar seus processos de acordo com a EFD-REINF ou dificuldades com seu software fique a vontade para entrar em contato com a gente pelo e-mail csa@csa-ma.com.br .

Será um prazer te ajudar!


Izabela Alves é graduada em Administração de Empresas pela Universidade CEUMA, é pós-graduada em Gestão do Relacionamento com o Cliente. Atua na área de marketing e relacionamento com o cliente na CSA Consultoria.