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A importância dos dados para estratégias de gestão

estratégias de gestão

Estamos vivendo a era da inovação onde a tecnologia e a automatização são fundamentais para a sobrevivência das empresas no mercado, alguns gestores já possuem esse entendimento e compreendem a importância de ter seus dados informatizados para uma boa estratégia de gestão.

Mas infelizmente a maioria dos empresários não possui essa mentalidade e ainda trabalham de forma manual mantendo os dados e as informações da saúde do seu negócio distante de sua visão.

Fazendo uma analogia bem simples, os setores de uma empresa são como órgãos, cada qual com sua função vital, e ao trabalharem juntos fazem com que o “organismo” da empresa funcione.

Quando esses órgãos não são alimentados de forma adequada, quando não trabalham em conjunto e cada um faz sua função de um jeito, o que acontece? O corpo para!

Ou seja, se os setores de sua empresa não trabalharem de forma integrada, automatizando ao máximo os processos isso vai gerar retrabalho o que vai demandar mais tempo e recursos para que a empresa funcione, aos poucos ela vai se tornar obsoleta e uma hora vai parar!

Manter os processos de seus setores informatizados e integrados vai melhorar o desempenho do seu “organismo”, reduzir custo e aumentar a produtividade de suas equipes. Além disso, você vai ter dados que te permitem acompanhar e analisar o desempenho da sua empresa.

São esses dados que vão te permitir ter uma visão do cenário que sua empresa se encontra e a partir disso preparar as melhores estratégias de gestão para crescer e saber onde investir com mais assertividade.

visão de gestão

 

A busca por obter vantagem competitiva não se resume apenas em ter os melhores preços e em praticar o sucesso do cliente, ter uma gestão sólida, baseada em dados reais que justificam as tomadas de decisões pode ser um grande diferencial.

Além de toda essa transformação digital pela qual estamos passando é fato que o mercado está cada vez mais competitivo. Alguns gestores não sabem ou tem dificuldades em como atuar para ter sua vantagem e se sobressair da concorrência.

Se você se identifica com esses gestores, continue lendo esse texto, pois nele vamos te explicar:

  • Porque ter os dados informatizados?
  • O que compõe uma estratégia de dados
  • Dicas para sua estratégia de gestão com base em dados

Antes de te ajudar com alguns passos para montar sua estratégia com base nos dados da sua empresa. Vamos primeiro explicar porque ter eles informatizado e dentro da empresa é tão importante:

Porque ter os dados informatizados e dentro de casa?

Tomar decisões não é fácil, quanto mais importante mais difícil, principalmente para aqueles que têm pouco tempo e muitas outras atividades para pensar e decidir.

Entretanto, existe algo que é um grande aliado: os dados! Eles são o que uma empresa tem de mais valioso para tomar boas decisões, aproveitar oportunidades e superar desafios para obter lucratividade.

E não adianta tê-los guardados em grandes arquivos, encaixotados ou amontoados em pilhas de papéis que para extraí-los demorariam dias e dias. Os dados precisam estar acessíveis e informatizados para que em um clique você consiga vê-los.

Um dos piores cenários para é um gestor é quando ele precisa tomar uma decisão rápida e não possui as informações necessárias na mão.

Um exemplo clássico disso é quando, por exemplo, surge a oportunidade de comprar uma lote maior de insumos para o estoque com um grande desconto e o gestor não sabe quanto de fato existe em estoque daquele material no momento, a sua validade e se já existem pedidos (vendas) comprometendo aquele insumo.

Pequenas falhas como essa do exemplo acima podem gerar dois grandes problemas que custam caro.

Se o gestor optar pela compra do insumo sem se informar dos dados necessários ele pode gerar um estoque desnecessário daquele insumo e ter gasto recurso financeiro com algo desnecessário.

Ou ele pode não comprar os materiais e perder uma grande chance de adquirir mais material gastando menos recurso, por conta do desconto.

Conseguiu compreender como a falta de dados e informações estratégicas na hora certa podem causar grandes prejuízos?!

Entendido essa grande necessidade da rotina dos gestores vamos agora entender o que compõe essa estratégia tão importante.

O que compõe uma estratégia de dados?

Para evitar situações como essa do exemplo investir em tecnologia é necessário. Um bom software de gestão é essencial para que todo esse processo aconteça de forma automática e com apenas um clique o gestor tenha a informação sobre seu estoque de insumos e tome a decisão correta.

Então já sabemos que o pontapé inicial para uma boa estratégia de gestão com dados informatizados é um software de gestão ou ERP (Enterprise resource planning). Este deve permitir a extração de dados através de relatórios analíticos com vários tipos de informações referentes a todos os setores.

Bem como integrar essas informações de um setor para outro, facilitando o fluxo de trabalho e fazendo com que todos os funcionários envolvidos cuidem da empresa.

Além dos relatórios já existem formas bem mais interativas de trazer as informações para o campo de visão do gestor em tempo real e de uma forma mais fácil de enxergar, através de gráficos e dashboards.

Estamos falando do BI (business inteligence) que é uma ferramenta complementar ao software de gestão, que vai pegar todas as aquelas informações geradas e que seriam impressas em um relatório e as transforma em gráficos de fácil leitura sendo atualizados de acordo com que as informações vão sendo imputadas e processadas pelo sistema.

Dependendo de como o negócio atua ele agrega, por exemplo, os dados da contabilidade; do comercial e dos recursos humanos. A partir disso, o gestor poderá desenvolver estratégias de gestão para otimizar custos, investimento humano ou até mesmo, ver o melhor momento de expandir a empresa.

É claro que para tudo isso funcionar é necessário escolher uma boa ferramenta que se adapte ao seu negócio e atenda as suas especificidades. Ter uma infraestrutura tecnológica adequada para suportar os softwares com segurança.

Treinar sua equipe para utilizar a ferramenta e, além disso, fazê-los entender a importância de utilizá-la. A resistência às mudanças infelizmente ainda é comum e a melhor forma para contorna-la é a conscientização.

Outro ponto bastante importante é ter um suporte técnico que auxilie sua equipe no uso da ferramenta e vá adaptando a mesma de acordo com a evolução do seu processo.

Um fato em comum que observamos nas grandes corporações que buscam crescer é um só: Investimento. Mas empresas de todos os setores e portes precisam de dados confiáveis e seguros para ter o controle dos seus investimentos e de seus custos.

Isso não se prende somente às grandes corporações. Micro empresas, médias e até empreendedores individuais devem cuidar dos dados do seu negócio.

Hoje podemos encontrar no mercado softwares mais acessíveis e que se adequem financeiramente com o tipo do seu negócio. O importante é ter a gestão desses dados informatizada e evitar registros em papel.

Um exemplo de caso real do que acabamos de comentar acima e que exemplifica a importância do investimento de manter as informações no campo de visão do gestor é o exemplo da empresa Metalúrgica São Marcos.

A empresa possui 25 anos no mercado maranhense e acredita que para poder crescer, é necessário ter como aliado a tecnologia para a otimização dos processos e confiabilidade das informações para a tomada de decisão.

Nas palavras de Luíse Winkler, sócia-diretora da São Marcos, ela aplica a visão que ‘um negócio só evolui quando está apoiado pela tecnologia da informação’. O medo de mudar a cultura da empresa não pode impedir o avanço tecnológico do sistema que ampara sua gestão integrada.

Tendo todas essas informações em vista, vamos arregaçar as mangas e colocar em prática:

estratégias de gestão na prática

Dicas para sua estratégia de gestão com base em dados

Já entendemos que a falta de planejamento pode afetar uma empresa e leva-la ao colapso. Não ter informações para entender onde estão os gargalos que estão fazendo o negócio perder dinheiro é um dos problemas mais comuns que encontramos na gestão empresarial.

O gestor poderá contingenciar essa situação apenas se tiver em mãos dados em tempo real para criar estratégias assertivas.

Colocar tudo isso em prática não é tão simples e temos dicas que são essenciais para dar certo:

1 – Cultivar a adaptação às mudanças

Em primeiro lugar destacamos essa dica pois de nada adianta investir em tecnologia se as pessoas não estiverem prontas para utilizá-las. Um dos grandes pontos de dificuldade na implantação de softwares é a resistência dos usuários.

Seja por não queremos trocar de ferramenta ou porque tem aversão a mudança e prefere executar suas tarefas do mesmo jeito “de sempre”.

Nesse momento é importante frisar que não estamos falar de impor, mas sim de cultivar a cultura de adaptação as novas formas de gestão, tendo sempre uma visão de crescimento em conjunto com as novas possibilidades de gestão.

Fazer reuniões, ou até mesmo palestras com toda a equipe para conscientizar que a tecnologia/mudanças pode trazer mais economia e confiança nos processos. Destacar nesse ponto a integração das informações e a diminuição do tempo de execução das rotinas.

2- Equipe qualificada e engajada

Para extrair tudo que um bom sistema integrado pode oferecer, é preciso ter colaboradores qualificados para utilizar o software de forma adequada e gerir aquelas informações.

Colaboradores engajados com a solução e com os objetivos da empresa costumam ser bem mais produtivos. Uma equipe que sabe aonde a empresa quer chegar rema junto e agrega muito mais valor.

O entendimento que o colaborador precisa se atualizar, se reciclar, buscar conhecer novos métodos é uma contribuição ímpar para o desenvolvimento da empresa. Através da capacitação, o colaborador desenvolve uma visão mais analítica dos dados extraídos do sistema.

Para tanto estamos falando de treinamento em processos não somente capacitação de como utilizar a ferramenta. Para que o uso da mesma seja efetivo o colaborador precisa entender afundo como aquele processo funciona.

Iniciativas de capacitação também provocam a lealdade no colaborador e o torna mais interessado nas atividades da empresa.

Reduz os custos com erros, torna o ambiente de trabalho mais agradável, diminui a rotatividade de colaboradores nos setores, eleva-se a produtividade e a empresa fica mais preparada para conquistar o sucesso.

3 – Escolher o software ideal para a gestão dos seus dados

Ter aderência aos seus processos não é o único nem o principal critério que deve ser avaliado na escolha de um bom software de gestão.

É muito importante avaliar o método de implantação a ser utilizado. Verificar se a equipe de implantação é qualificada entende de processos para que o serviço seja executado de forma consultiva. Adaptando e melhorando seus processos junto à ferramenta.

Consultar clientes que já utilizam a ferramenta e utilizá-los como referencia para sua empresa pode ser uma ótima estratégia se forem do mesmo segmento.

Conversar não somente com os casos de sucesso. É de extrema importância conversar também com aqueles que tiveram insucesso, para se antecipar, evitar que isso aconteça com a sua empresa e já entrar no projeto ciente daquilo que não pode acontecer.

Confiar na tecnologia utilizada pela ferramenta, um software confiável e que tenha um bom know-how no seu mercado é também importante. O alicerce de uma boa análise é a confiança e segurança que a informação está correta e condiz com a situação da empresa.

Quando não se tem conhecimento do cenário da empresa, a desinformação acaba gerando custos e muita dor de cabeça. A CSA entende o valor da sua gestão e a importância da informação que você produz.

Por isso, investir em gestão informatizada faz total diferença! A empresa ganha mais produtividade, entende quais resultados deve conquistar para alcançar o crescimento, possui mais segurança nas iniciativas estratégicas e controla o cenário da empresa com maturidade.

Quer saber mais sobre estratégias e ferramentas para gestão de uma empresa? Assine nosso conteúdo e receba sempre informações sobre gestão, sistemas integrados e melhorias de processos.


Izabel Almeida é graduada em Jornalismo pela Universidade CEUMA e atua como SDR da equipe comercial da CSA Consultoria.